Règlement intérieur

Le présent règlement a pour objet de définir l’organisation de ce centre et son fonctionnement. Toute médiation dont l’organisation est confiée à AMARE emporte adhésion des parties au présent règlement.

1. La saisine du centre

  • La médiation est mise en œuvre à la demande des parties lorsqu’elles en conviennent à la naissance du litige.
  • Elle l’est également à la demande de l’une des parties lorsque les parties en sont convenues aux termes de leur contrat via une clause de médiation.
  • La médiation peut aussi être mise en œuvre à la demande d’une des parties et avec l’accord de l’autre partie.
  • La médiation peut être proposée par le juge saisi d’une procédure judiciaire et avec l’accord des parties.

2. La demande de médiation

  • Médiation judiciaire :

Si une juridiction souhaite confier à AMARE une mission de médiation : les frais et honoraires sont convenus d’un accord par le juge et AMARE en fonction de la difficulté de l’affaire et de sa complexité.

  • Médiation conventionnelle :

La (ou les) partie(s) à l’initiative de la demande de médiation saisit/saisissent AMARE par courrier. Cette demande doit préciser :

– l’identité et l’adresse des parties. (état civil ou dénomination sociale et SIRET)
– l’objet sommaire du litige et l’enjeu du différend,
– leur position respective,
– la juridiction éventuelle déjà saisie.

La requête n’est enregistrée et traitée par AMARE que si elle est accompagnée ou suivie du paiement des frais d’ouverture au tarif en vigueur.

Le règlement doit être envoyé à l’adresse suivante :
AMARE MÉDIATION – CCI de Bayonne – BP 215 – 1, rue Donzac – 64100 BAYONNE.

Le chèque de règlement doit être libellé à l’ordre de l’Association AMARE.

Toute demande adressée par mail est recevable mais elle ne sera traitée qu’à réception du paiement des frais susvisés. AMARE accepte les virements bancaires.

Ces frais d’ouverture resteront acquis à AMARE quelque soit la suite de la requête.

3. Information préalable à la mise en place de la médiation

a) Lorsqu’ AMARE est saisi par une partie qui sollicite l’exécution d’une clause de médiation contractuelle : AMARE informe l’autre partie de la demande de mise en oeuvre de la médiation et lui adresse le présent règlement. Un délai de 15 jours maximum lui est laissé pour faire part de ses éventuelles observations.

b) En l’absence d’une clause de médiation : Dès que la demande est enregistrée, AMARE contacte l’autre partie afin de lui proposer la mise en oeuvre du règlement amiable du différend. (RAD) . Le présent règlement lui est adressé et un délai de 15 jours lui est laissé pour répondre à la proposition.
c) Saisine judiciaire : Le juge contacte AMARE avant de désigner l’association afin d’une part de vérifier qu’AMARE peut intervenir dans le dossier et d’autre part, afin de déterminer les honoraires et frais à provisionner. AMARE désigne le ou les médiateur(s) dans les sept jours à compter de la réception de sa désignation.

4. Réponse à une demande de règlement amiable d’un différend

a) En présence d’une clause contractuelle de médiation

Dès réception des observations de l’autre partie ou à l’expiration du délai prévu à l’article 3 du présent règlement, le secrétariat d’AMARE propose un ou plusieurs tiers formé(s) aux MARD, en fonction de la nature du litige ou, le cas échéant, sur proposition des parties. Les parties peuvent solliciter la désignation d’un médiateur nommément désigné d’un accord par elles-mêmes.

b) En l’absence d’une clause contractuelle

En cas d’accord de l’autre partie, le secrétariat de AMARE propose un ou plusieurs tiers formé(s) aux MARD en fonction de la nature du litige ou le cas échéant sur proposition conjointe des parties.

En cas de refus exprès de l’autre partie ou à l’expiration du délai prévu à l’article 3.a
AMARE en informe la partie qui l’a saisi et clôt le dossier. Les frais d’ouverture versés demeurent acquis à AMARE.

5. La charte éthique et déontologie des médiateurs

Peut exercer au sein de l’Association les fonctions de médiateur, ou de tiers qualifié dans le règlement amiable des différends :

  • toute personne justifiant d’une formation agrée par l’Association AMARE et membre de l’association AMARE
  • tout membre d’une profession ou activité réglementée justifiant d’une expérience professionnelle continue d’au moins 5 ans, ayant suivi la formation dispensée ou agréée par le Centre, et inscrit sur la liste visée à l’article 10 des statuts et membre de l’association AMARE.

Le médiateur s’engage à suivre chaque année au minimum 20 heures de formation continue sur les techniques de médiation, négociation, communication, éthique, sur les mises à jour juridiques et judiciaires, etc. Ces formations doivent être validées par AMARE. Le médiateur devra transmettre à AMARE le justificatif du suivi des ces formations.

Lorsqu’ AMARE est saisi d’une demande de désignation, il désigne un Médiateur unique. Dans certaines circonstances, AMARE peut proposer de désigner deux Médiateurs ou plus. Les parties peuvent solliciter conjointement, refuser ou accepter la désignation de plusieurs médiateurs.

Le médiateur ou tout tiers qualifié exerce sa mission en toute indépendance. Il est soumis aux règles d’incompatibilité prévues par la loi et aux règles de sa profession.

Il est tenu de justifier d’une assurance garantissant sa responsabilité dans le cadre de son activité de médiateur.

Le médiateur est tenu de veiller au caractère loyal de la médiation ; il garantit son indépendance, sa neutralité et son impartialité à l’égard des parties. Il doit refuser toute désignation dans une affaire dont il aurait eu à connaître au profit de l’une ou l’autre des parties. S’il connait une des parties, il doit en informer l’autre ou les autres parties. De façon générale, le médiateur doit leur faire connaître dès sa saisine, les éléments susceptibles de les remettre en cause. Il doit aussi en informer le Secrétariat d’AMARE.

Il pourra être confirmé ou maintenu dans sa mission, si d’une part, les parties l’acceptent expressément et d’autre part, s’il est certain de garantir son indépendance, son impartialité et sa neutralité. Un accord écrit sera demandé aux parties.

Si au cours du processus de médiation, le médiateur constate l’existence d’un élément de nature à mettre en cause son indépendance, sa neutralité et son impartialité à l’égard des parties, il en informe les parties. Il ne pourra poursuivre sa mission que sur accord écrit des parties. A défaut la mission du médiateur sera suspendue et AMARE procèdera au remplacement du médiateur.

6. Rôle du tiers facilitateur dans le règlement amiable des différends

  • Le médiateur, tiers facilitateur, aide les parties à rétablir le dialogue afin de rechercher une solution amiable et négociée à leur différend. Dans la loyauté et le souci du respect des intérêts de chacune des parties, il reste maître des modalités d’exécution de sa mission.S’il l’estime utile, le médiateur peut entendre les parties séparément. Les parties peuvent aussi demander à être entendues par le médiateur. Ces entretiens ont lieu après avoir reçu leur accord de principe de tous. Dans ce cas, le médiateur veille à assurer un équilibre de traitement entre toutes les parties et à faire respecter la confidentialité du processus.
  • En médiation conventionnelle et en médiation judiciaire, le médiateur fait signer au début de sa mission « une convention de mise en œuvre de la médiation ». Le contrat de médiation stipule que les parties s’engagent à ne pas entamer en cours de médiation une procédure arbitrale ou judiciaire relative aux différents objets de la médiation, sauf si une telle démarche est nécessaire, à titre conservatoire, pour préserver leurs droits.
  • En présence d’une clause de médiation ou de conciliation préalables, le refus d’une partie d’assister à la réunion donne lieu à la rédaction d’un rapport mentionnant cette carence par le médiateur ou le conciliateur amiable
  • Un « procès verbal de fin de mission » est établi par le tiers facilitateur ( médiateur/conciliateur amiable) lorsque la médiation s’achève sans que les parties ne soient parvenues à un accord. Le Secrétariat d’AMARE procède alors à la clôture du dossier et à l’information des parties.
  • Toutes les personnes intervenant ou participant en médiation sont tenues à la plus stricte confidentialité pour tout ce qui concerne le processus de médiation. Aucun échange, aucune déclaration, constatation ou réflexion ne peuvent être rapportés ou utilisés ultérieurement même en justice, sauf accord formel de toutes les parties. Cette obligation de confidentialité ne s’applique pas au protocole de médiation, sauf clause contraire précisée dans celui-ci et sauf dispositions légales spécifiques.
  • Le médiateur ou le tiers qualifié intervenant s’interdit de remplir les fonctions de représentant ou de conseil de l’une des parties dans une procédure judiciaire ou arbitrale relative au litige faisant ou ayant fait l’objet de la procédure de médiation et s’interdit durant au moins cinq ans de prendre comme client l’une ou l’autre des parties.

7. Déroulement du règlement amiable des différends

  • La durée de la médiation est de trois (3) mois à compter de première réunion de médiation. Cette durée peut être renouvelée à la demande d’AMARE et avec l’accord de toutes les parties et, le cas échéant, par le juge ayant ordonné la médiation judiciaire.
  • AMARE se réserve la possibilité de clore d’office le dossier à l’expiration d’un délai de six (6) mois à compter de sa saisine et de la désignation du médiateur aux parties si ces dernières ne coopèrent pas à la médiation. Les frais de saisine demeurent acquis au Centre.
  • Si le médiateur a la conviction que le processus de médiation n’aboutira pas, il peut mettre fin d’office à sa mission. Le médiateur en avertit aussitôt le Secrétariat qui pourra procéder à son remplacement si les parties le souhaitent. A défaut le médiateur rédigera un « constat de fin de mission », le Secrétariat procédera à la clôture du dossier et en informera les parties.
  • A tout moment, chacune des parties peut librement mettre un terme au déroulement de la médiation.
  • L’accord intervenu au cours de la médiation fait l’objet d’un écrit signé par les parties.

8. Frais et honoraires

  • Les frais de saisine d’AMARE sont adressés à AMARE dès la demande de médiation (voir article 2).
  • Les frais et honoraires provisionnels de la médiation sont fixés librement par AMARE en fonction de son barème dans le cadre d’honoraires forfaitaires et en tenant compte de la complexité et de l’enjeu de l’affaire qui lui est soumise. Le médiateur en informera les parties dès la prise de contact de la médiation. Si la durée de la  médiation est prorogée et que les frais et honoraires provisionnels versés s’avèrent insuffisants, le médiateur sollicitera un versement complémentaire avec l’accord préalable des parties. Dans le cadre de la médiation judiciaire, cette demande sera adressée au juge chargé du dossier.
  • Sauf accord des parties, les frais et honoraires sont répartis à parts égales entre elles.
  • Il est rappelé que le médiateur n’a pas le droit de facturer des honoraires de résultat qui seraient contraires aux principes déontologiques et éthiques.

9. Interprétation et règlement en vigueur

Toute interprétation du présent règlement intérieur relève du ressort d’AMARE pour ses membres adhérents qui s’engagent à le respecter.

Ce règlement est transmis le cas échéant aux parties..